Ön Muhasebenin Küçük İşletmelere Faydaları

Muhasebe dili, işin faaliyetlerinin anlatıldığı bir iş dili ise, ön muhasebe ise hazırlık dilidir. Verimliliği artırmak için yapılan bir ön muhasebe ile, az bir zaman ve efor harcayarak, çok fazla zamandan ve paradan tasarruf edebilir ayrıca daha iyi, daha veri odaklı kararlarla işinizi büyütebilirsiniz.

Ön Muhasebe Kavramı

Ön muhasebe, verilerinizi muhasebe için hazır hale getirmeye odaklanan yeni bir kavramdır. Başka bir deyişle, makbuzlar veya faturalar arasında arama yapmak, bunları düzenlemek ve tüm verileri bir e-tabloya ya da yazılıma yazmak, sıkıcı bir iştir. Ve tüm bunlar bir satın alma yapılır yapılmaz başlar.

Bir örnek verelim. Siz ve iş ortağınız öğle yemeğine gittiniz. Masadan kalkmadan önce yediğiniz yemeğin bedelini gösteren fatura istediniz. Gelen faturayı cebinize koydunuz. Bu fatura siz onu buluncaya dek cebinizde birkaç gün sizinle yaşar. Daha sonra bir evrak yığını altına gömülür. Muhasebeciniz ay içinde yaptığınız masrafların belgelerini ister. O zamana kadar yıpranan yemek faturası, diğer faturalarla birlikte muhasebeciye gönderilir. Tabi bu faturayı diğer faturaların arasına eklemeyi unutmadıysanız.

Bu süreç içinde daha da yıpranan makbuz, muhasebeciniz tarafından alınır ve okunur. Kodlar, verileri defteri kebire girer ve yıllarca dolapta tutulurlar. Ön muhasebenin şirkete yararından bahsetmeden evvel, yurt dışında kullanılan çok faydalı bir sistemden bahsetmek isteriz. Makbuz bankası sistemi.

Yurt Dışı Kaynaklı Kolaylık: Makbuz Bankası

Ön muhasebe teknolojisi ile sizin, muhasebecinizin ve makbuzun hayatını çok daha kolay ve verimli hale getirebilirsiniz. Sonuçta buruşuk makbuz toplarından çok fazla değer elde etmek zordur. Artık günümüzde bir ürünü satın aldığınızda, faturası e-fatura olarak gönderiliyor ancak onunda çıktısını alıp saklamak zorundasınız. Sadece elektronik ortamda tutulan makbuz ve faturalar harika olmaz mıydı. Mesela bir makbuz bankası olsa çok güzel olurdu.

Bu terimi hiç duydunuz mu? Şimdilik yurt dışı kaynaklı bir yöntem ve aslında dünya çapında 10 binden fazla muhasebeci bu yöntemi kullanıyor. Türkiye’de henüz bu sistem yok bildiğimiz kadarıyla, ancak yakın zamanda gelirse, pek çok işletmeci ve muhasebecinin çok yararına olacak bir sistem. Özellikle küçük işletmelerde çok daha fazla yararı olacak.

Normal şartlarda alınan bir faturanın unutulma, yanlışlıkla atılma riskleri çok yüksek. Ya da çok daha yüksek bedelli ödemelerin yanında bir değeri yok diye muhasebeci tarafından kayıt edilmeyebilir. Ancak biliriz ki 10 TL. dahi olsa, vergi döneminde bu faturalar işe yarar.

Muhasebeciniz fatura kayıtlarında fazla zaman kaybedebilir. Ayrıca bu faturaları klasörlere yerleştirmeniz ve depolamanız gerekir.

Makbuz bankası yönteminde, faturaların bir fotoğrafını çekip, bulut sistemi yardımıyla, elektronik ortama aktarma şansınız bulunuyor. Yapmanız gereken şey akıllı telefonunuz ile makbuzun bir fotoğrafını çekerek makbuz bankasına yüklemek. Makbuz bankası, muhasebecinizin ihtiyacı olan verileri çekerek makbuzunuzu hızlı ve doğru bir şekilde okur. Muhasebeci bu verileri inceler ve defteri kebire yayınlar. Makbuz bankası, uyumluluk ve erişilebilirliği sağlamak için makbuzu bulut sisteminde 7 yıl saklar. Bu anlık belge yakalama yöntemi, ön muhasebeyi hiç olmadığı kadar hızlı ve kolay hale getirir. Özelikle sık seyahat eden bir kişi iseniz ya da uzaktan çalışıyorsanız, günlerce değil saniyeler içinde bilgi göndermek, uluslar arası müşterilerle çalışmak ve işletmeyi ölçeklendirmek için mükemmeldir.

Muhasebe alanında dünyadaki yeniliklere baktığımızda ülkemizin ne kadar geride kaldığını üzüntüyle görebiliriz. Ancak firmalar artık ön muhasebenin değerini anladıklarından, ülkemizde faaliyet gösteren, ön muhasebe programlarına katılmaya ve işlerini bu programlar aracılığı ile güçlendirmeye başladılar bile.

Küçük İşletmeler ve Ön Muhasebe

Bir işletmenin defterlerini oluşturma, sürdürme, denetleme teorisi ve sistemine muhasebe denir. Bir işyerinin finansal durumunu ve faaliyet sonuçlarını satış, satın alma, genel gider vb. çalışmalardan analiz etme sanatıdır.

Ön muhasebe ise, kısaca tanımlamak gerekirse; muhasebenin gerçekleşmesini sağlamak için finansal verilerin toplandığı, kodlandığı ve normalleştirildiği sistem: gider yönetimi, zaman takibi gibi muhasebeciler tarafından yürütülen muhasebe süreçleridir.

Ön muhasebe sıkıcı bir iştir ancak, gerçekten değerli bir muhasebe çalışmasına başlamadan evvel mutlaka yapılması gerekir.

Ön Muhasebe Süreciniz Ne Kadar Verimli?

Küçük işletmelerde, bu işin sorumluluğu, finans departmanına değil, işteki çalışanlara aittir. İşletmede görevlendirilen ve muhasebe işlerinden anlayan kişi, sabır sahibi olmalıdır zira muhasebe aşırı dikkat ve özen gerektirir.

Finans işlevinin hızlı, kesin ve verimli bir defter tutma süreci yürütme yeteneği, diğerlerinin hem zamanında hem de doğru kalitede belge sunmalarına bağlıdır. Ön muhasebeye etkin bir yaklaşım elde etmek için size 4 öneri.

Esnek Ve Sezgisel Bir Araç

Kuruluşunuzdaki yoğun satış temsilcileri, danışmanlar ya da diğer çalışanların elinden veri toplamak istediğinizde anahtar rol oynar. Otomatikleştirilmiş bir iş akışı ve mobil uygulama, çalışanların akıllı telefonlarına gider. İşlerini yolda iken bile halledebilirler. Esnektir ve kullanıcı masraflarını gerçekleştirdiği anda kaydedebildiği için zaman kazandırır. Finans departmanı için devam eden gider kaydı bir avantajdır çünkü defter tutma sürecine daha hızlı geçiş sağlayacaktır.

Dijitalleşmek

Ön muhasebede dijitalleşmenin avantajlarından yararlanmak gerekir. Ön muhasebe süreci aslında dijital olarak doğar. Hata oranları düşer, daha kesin veriler elde edilir ve dijital dokümantasyon güvence altına alınır. Eski makbuz yığınları arasında çalışmak, masrafları doğru kredi kartı işlemleriyle eşleştirmek ya da maliyetleri belirli bir projeye tahsis etmek gibi manuel görevler sona erer. İyi tanımlanmış bir süreç ve doğru sistem ile her şey otomatikleştirilecektir.

Finansal Boyutları Kontrol Etme

Finansal boyutları kontrol etme seçeneği, ön muhasebe sürecinde tercih edilir. Boyut kontrolü, ön muhasebe çalışmasının hassasiyetini ve detayını artırma yeteneğini sağlayacak unsurdur. Örneğin masrafların ve kilometrenin kaydedilmesinden bahsettiğimizde, boyut kontrolü çalışanın, bir departmanı ve bir projeyi verilen masrafla ilişkilendirme yeteneğini ifade edebilir.

Faaliyet tabanlı maliyet yöntemine göre çalışan kuruluşlar için, finansal boyutları yapılandırma seçenekleriyle bir avantajdır. Belirli çalışanlar, departmanlar ve projeler için maliyetleri oluşturmayı da kolaylaştırır.

Bulut Yöntemini Kullanmak

Ön muhasebe sürecinizi desteklemek için, bulut tabanlı bir çözüm, verilere kolay erişim sağlayacaktır. Manuel bir ön muhasebe süreci yürüten kuruluşlar, bunun çok zaman aldığını bilir. El ile makbuzların toplanması ve bilginin bir ya da birden fazla sisteme girilmesi doğrudan zaman israfıdır. Bulut tabanlı bir çözümle veriler merkezileştirilir.

Dijital, otomatik ve mobil bir ön muhasebe süreci, hem çalışan tarafından hem de finans fonksiyonunda artırılmış verimlilik sağlayacaktır. Dijital dönüşümler devam ediyor ve ön muhasebe süreci de bu dijital dönüşüm sürecine dâhil edilmelidir.

Ön muhasebe sürecinin bir avantajı da zaman tasarrufu ve daha hassas defter tutma dışında, işletmenin, harcama düzenleri hakkında değerli bilgiler için, kaynak oluşturacak bir veri temeli oluşturuyor olmanızdır.

Online Ön Muhasebenin İşletmeye Yararı

Online ön muhasebenin bir diğer olumlu yanı da, muhasebe ortamında kullanılacak pek çok maliyetten kurtulmak ve masraflarınızı azaltmak anlamına gelmektedir. Kırtasiye amaçlı kullandığınız kâğıtlar ve zarfların kullanımı azalacağından, maddi açıdan biraz rahatlama sağlayacaktır. Ayrıca değerli fatura ve evraklarınız, dijital ortamda saklanacağından, kaybetme durumunuz olmayacaktır. İstediğiniz takdirde bu belgeleri yedeklemeniz de mümkün.

Bir diğer kolaylığı da siz ofis dışında iken ulaşım kolaylığı yaşamanız. İstediğiniz zaman ve mekânda, belgelerinize kolay ulaşıp, gerekli takiplerinizi yapabilirsiniz.