Ön Muhasebe Nedir?

Yeni bir işletme kurdunuz ya da uzun bir zamandır kendi işinizin patronusunuz. Ön muhasebe kavramını sık sık duymuş olmanız gerekir. Genel muhasebe ile karıştırılsa da daha fazla önemlidir. İşlevsel olarak baktığınızda ise bazen genel muhasebeden daha çok önemli olduğu görülür.

Bir işletmenin sürdürülmesi ve güçlü bir şekilde yönetilmesi için, tahsilâtların ve ödemelerin tutulduğu, gelir-gider takibinin yapılması gerekmektedir. Ön muhasebe burada önem kazanmaktadır. Yapılan ödemelerin ve alının tahsilâtların takip edilmesi, banka ve kasa hesaplarının takip edilmesi ve yapılan tüm masrafların takibi, ön muhasebenin temelidir ve bu iş, şirket sınırları içinde, işletmenin sahibi ya da işletmede çalışan bir kişinin görevlendirilmesi suretiyle yapılır.

Ön muhasebe neden önemlidir?

Ön muhasebe işletmenin can damarıdır. İşletme ile ilgili en önemli takipler, ön muhasebe sürecinde gerçekleşir. Ön muhasebede işletmeye düşen;

• Alım ve satım işlemlerinin belgelenmesi amaçlı fatura kesim işlemi,
• Müşteri ya da tedarikçiden yapılması gereken, alacak ve borç takiplerinin yapıldığı cari hesap takipleri,
• İşletmenin nakit kayıtlarının tutulduğu kasa hesabı takipleri,
• Bankadan çekilen, yatırılan, bankadan yapılan havale işlemlerinin kayıt ve takibinin yapıldığı banka hesabı takibi,
• İşletmenin mal stoklarının takibinin yapıldığı stok takibi,
• İşletme adına senet ya da çekle yapılan ödemelerin kayıtlarının tutulduğu çek/senet takibi,
• Personelin ücret hesaplarının düzenlendiği ve takibinin yapıldığı aylık bordro takibi,

ön muhasebe sürecinde yapılan takiplerdir ki, görüldüğü üzere tüm bu takip işlemleri işletmeler açısından hayati önem taşır.

Ön muhasebe sistemi, tanımlamalardan da görüldüğü üzere, bir işletmenin finansal yönetimini sağlayan, işletmenin stoklarını, faturalarını, nakdini, müşterilerini, bankalarda bulunan hesaplarını, kayıtlarını ve hareketlerini takip için kullanılan bir sistemdir.

Ön muhasebenin bir yararı da gelecek planlarınızda, bu kayıtları gözden geçirip, sorunlarınız oluşmadan dahi çözüm üretilmesidir.

Diyelim ki, işletmeniz için bir yazıcı-fotokopi cihazı satın alacaksınız. Bu cihazı satın alırken dahi, işletmenin finans durumu kontrol edilerek satın alma işlemi yapılmalıdır. Aksi halde işletmede nakit sıkıntısı yaşanabilir. Bu sebeple özellikle küçük işletmelerde, işletme sahibinin ihtiyaç halinde istenen bilgilere ulaşması için, işletmenin ön muhasebesinin kendisi tarafından takibinin de yapılması gerekir.

Ön muhasebe yapılışı

Küçük işletmelerde, ön muhasebe işlemlerini işletme sahibi yapmış olsa da, tüm bu işleri yapmış olmak için eğitimli bir personelin görevlendirilmesi daha iyidir. Eğitimsiz kişilerin yaptıkları işlemlerde zarar uğrama olasılığı yüksektir. Bu yüzden bir ön muhasebe eğitimi almış kişinin çalışması önemlidir.

Gelişmiş işletmeler ise, muhasebe işlemlerini yapmaları için bir muhasebe birimi kurmaktadır ve işletmenin tüm finansal işleri, bu birim tarafından gerçekleştirilir. Ön muhasebe yazılımları kullanarak yapılan işlemlerde hataya yer verilmez çünkü yanlış bir fatura kesimi ve yanlış hesaplamalar, şirkete ceza kesilmesine ve mali kayıplara neden olabilir.

Ön muhasebeyi tutmak, oldukça basit araçlarla gerçekleştirilebilir. Basit bir defter ya da özel bir program kullanılabilir.

Ön Muhasebe için Defter Tutmak

Bilinen en geleneksel yöntemdir ancak pek güvenli değildir. Tıpkı bakkallardaki defterler gibi, işletmeyle ilgili tüm finansal giriş-çıkışlar, deftere yazılarak kayıt edilir. Deftere kaydettiğiniz bilgileri, ihtiyacınız olduğunda bulmaz için biraz zaman harcamanız gerekir. Ayrıca defterin çalınması, kaybolması ve yırtılması gibi kötü ihtimalleri de düşünmek gerekir.

Excel Kullanmak

Bu da bir diğer kayıt yöntemidir. Bunun için de iyi bir Excel kullanıcısı olmak gerekir. Aksi takdirde tabloları ve raporları oluşturmak, uzun zamanınızı alabilir.  En önemli dezavantajı ise, sadece bilgisayarda tuttuğunuz kayıtları yedekleme yapmamış iseniz, bilgisayarınızın çalınması ya da kaybolması ve yahut bozulması nedeniyle, kayıtlarınız yok olacaktır.

Çalışmak zorunda kaldığınız veriler çok fazlaysa, daha çok Excel çalışma alanına ihtiyacınız olacağından, işiniz karmaşık hale gelebilir. Daha önce kaydetmiş olduğunuz bilgileri ararken bulmak da zor olmaktadır. Bu yüzden Excel kayıtlarının bir çıktısının alınması gerekebilir.

Ön Muhasebenin Şirkette Tutulması

Ön muhasebe elemanını dışarıdan tutacaksanız, bu biraz maliyet gerektirebilir. Bu sebeple, bazı işletmelerin kendi içlerinde bir ön muhasebe elemanları vardır. Şirket içindeki bir elemanın eğitilerek, bu işlerde görevlendirilmesi, dışarıdan eleman görevlendirilmesinin maliyetlerinin fazla olması nedeniyle, daha sık görülmektedir. 

Ön muhasebe programlarının faydaları nelerdir?

Kullanmak Çok Kolay

Bazı ön muhasebe programlarında bir deneme süresi oluşturarak, sadece bir e-posta ve parola ile giriş yaparak, bir üyelik hesabı oluşturulması yeterlidir. Deneme süresi sona erdiğinde ise abone olunarak, program kullanılmaya devam edilir.

Eğitim Gerektirmez

Basit yazılım programları, bir eğitim almayı gerektirmez. Basit ve kullanışlı programlardır. Uygulama dili herkes tarafından rahat anlaşılır şekildedir. Uzman dili kullanılmaz çünkü bu programlar herkesin kullanabileceği şekilde tasarlanmıştır.

Tablo ve Formüllerle Uğraşılmaz

Ön muhasebe programlarını tam bilmeyen kişiler için tablolar ve formüllerle uğraşmak tam bir kaostur. Öyle ki bazen işin içinden çıkılamaz hale gelebilir. Bu programlarda formül, bağlantı, dosyanın bozulması ve bilgisayarın çökmesi gibi durumlarda bir kayıp yaşanmaz.

İnterneti Olan Her Yerden Ulaşım Kolaylığı

Bu programlar, internetin bulunduğu her yerden kolay erişim imkânına sahiptir. Herhangi bir kurulum gerektirmez.  İster ev, ister işyeri, nereden olursa olsun programa erişim imkânı bulunmaktadır.

Ekip Arkadaşlarıyla Paylaşım

Bu programları, sizin haricinizde çalışanlarınız, ekip arkadaşlarınız ya da muhasebeciniz yani herkes kullanabilir. Bunun için sadece bir yetkilendirme yeterlidir.

Tahsilât ve Ödeme Takip Kolaylığı

Bu programlar sayesinde, tahsilâtlarınızı çok kolay takip edebilir, gecikmiş tahsilâtları müşterilerinize hatırlatabilirsiniz. Ayrıca programda yer alan bir sistem ile tahsilâtlarınız ya da ödemeleriniz size hatırlatma maili ile bildirilir.

Fatura Programı

Fatura şablonu ayarları sayesinde kesmek istediğiniz fatura ile ilgili bilgileri kaydederek yazdırabilir ve çıktısını alabilirsiniz. Müşteri bilgileri otomatik olarak sisteme kayıt edildiğinden dolayı, aynı müşteri için fatura kesileceği zaman, müşteri bilgileri otomatik olarak sisteme gelmektedir. Ayrıca faturalar için tekrarlama seçeneğini ekleyerek, istediğiniz zaman yeniden fatura oluşturabilirsiniz.

Cari Hesapların Takibi

Tahsilât, fatura ve ödemelerinizi kaydettikçe, cari hesaplar otomatik olarak güncellenmektedir. Tedarikçiler ve müşterilere ait gerçekleşen, geciken ve gelecekte yapılması gereken tüm ödeme ve tahsilâtları anında görüntüleme imkânınız olacaktır.

Otomatik Rapor Oluşturmak

Faturalandırma, ödeme ve tahsilâtlara ait ödemeler kayıt altına alındıkça ve tarihler belirlendikçe, raporlar otomatik oluşturulmaktadır. Bu da istenildiği zamanlarda raporlara ulaşım imkânı verir.

Sonuç Olarak Ön Muhasebe Gerekliliği

Belirttiğiniz üzere ön muhasebe, işletmenin bütün ekonomik faaliyetlerinin kayıtlarının tutulduğu, işletmenin zaruri ihtiyaçlarındandır. Küçük işletmelerde bir muhasebe elemanı bu işleri yürütse de, daha büyük ölçekli işletmelerde muhasebe departmanları personeli, bu görevleri sürdürmektedir.

Genel muhasebe ile karıştırılsa da birbirinden ayrı ama birbirini tamamlayıcı unsurlardır ancak aralarında farklılıklar bulunmaktadır. İşletmenin herhangi bir zarara uğramaması ya da ceza almaması için, yapılan işlemlerin doğru olması gerekir ki bunun içinde, işinin ehli kişilerin ön muhasebe işiyle görevlendirilmesi zaruridir.