E-fatura Nedir?

E-fatura elektronik ortamlarda hazırlanmış faturaları ifade etmektedir. Gelişen teknoloji imkanları ile elektronik fatura şirketlerin kullandıkları bir yöntem haline gelmiştir. Pek çok avantajı şirketlere sağladığı için elektronik fatura oldukça fazla tercih edilmektedir. Aynı zamanda kanunlarla belirli özelliği taşıyan işletmelere elektronik fatura kullanmak zorunlu hale getirilmiştir. Kağıt faturaların yerine geçen e-faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından kullanıma sunulmuştur. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından denetlenen ve belirli kurallara uyulması zorunlu e-faturalar oldukça avantajlı bir teknoloji ürünüdür.

Kağıt faturalarda belirtilen tüm bilgilerin elektronik faturalarda yer alması gerekmektedir. Elektronik faturalarda gönderim işlemleri alıcı ve satıcı arasında elektronik bir ortamda gerçekleşmektedir.

Elektronik Faturayı Kimler Kullanmak Zorundadır?

Yasalara göre elektronik fatura kullanma zorunluluğu olan işletmeler bulunmaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulan bazı kriterlere göre işletmelerin elektronik fatura kullanma zorunluluğu bulunmaktadır. E-fatura kullanmak zorunda olan işletmelerin özellikleri ise şu şekildedir:

• 2020 yılında veya sonraki dönemlerde brüt satış hasılatı 5 milyon TL’nin üzerinde olan işletmeler elektronik fatura kullanmak zorundadır. İlgili hesap dönemlerinin 7. ayında itibaren e-fatura kullanımına başlanması zorunludur.
  
• 2018 yılı veya 2019 dönemlerinin brüt satış hasılatının 5 milyon TL’nin üzerinde olması halinde elektronik fatura kullanmak zorunludur. Kriterlere uyan işletmelerin 1 Temmuz 2020 tarihinden itibaren sisteme geçiş yapmış olması gerekmektedir.
  
• Özel Tüketim Vergisi Kanun’da gerekli olan 1 ve 3 sayılı listelerde belirtilen malların imalatı, inşası, ithalatı ve teslim işlemlerinin yapılması halinde elektronik fatura kullanmak zorundadır.
  
• E-ticaret firmaları olarak hizmet sunanlar, gayrimenkul satışına veya motorlu taşıtların alım ve satım işlemlerinde ilan yayın web sitelerinin elektronik fatura kullanma zorunluluğu vardır.
  
• İnternet üzerinden yapılan reklamcılık faaliyetlerinde bulunan ilgili kişilerin e-fatura kullanma zorunluluğu bulunmaktadır.
  

E-Fatura Nasıl Kesilir?

E-fatura kullanmak isteyen firmalar bazı şartları yerine getirip başvuruda bulunarak elektronik fatura kullanmaya başlayabilir. Elektronik fatura kesmenin ise farklı yöntemleri söz konusudur. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulan pek çok yöntem ile e-fatura kesilebilmektedir.

Gelir İdaresi Başkanlığı

E-fatura kesmenin en kolay yöntemi Gelir İdaresi Başkanlığının sunmuş olduğu fatura portalıdır. Ücretsiz olarak işletmeler bu portaldan yararlanabilmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığı bu portalı e-fatura kullanımının yaygınlaşması amacı ile hizmete sunmuştur. Ancak sistem üzerinden kesilebilecek faturaların belirli bir miktarı bulunmaktadır. Bu nedenle sunulan hizmetten fazla fatura kesmeyen işletmeler yararlanabilmektedir. Aynı zamanda sunulan portal işletmelerin kestikleri faturaları 6 ay boyunca saklama hizmetini sağlamaktadır. 6 ay sonra sisteme kayıtlı olan faturalar silinmektedir. Bu nedenle işletmeler 6 ay sonraki saklama süreçlerinden kendileri sorumlu olmaktadır.

Özel portallar

E-fatura kesmenin diğer yöntemi ise hazır olarak sunulan portallardan yararlanmaktadır. İnternetüzerinden pek çok işletme e-fatura kesme hizmetini işletmeler için sunmaktadır. İşletmelerin belirli bir ücret karşılığında bu hizmetlerden yararlanarak elektronik fatura kesmeye başlaması mümkündür. Özel portalların sunduğu hizmetlerde herhangi bir kısıtlama bulunmamaktadır. İşletmeler aldıkları paket hizmetlere göre elektronik fatura kesme avantajlarından yararlanabilmektedir.
Özel portalların sunduğu hizmetler arasında faturaların saklanması özelliği de bulunmaktadır. Portallar işletmeler için faturaları muhafaza ederek hizmet sağlamaktadır.

Özel Yazılımlar

E-fatura kesmenin diğer bir yöntemi ise işletmelerin kendi sistemini oluşturmasıdır. Ancak bu yöntem maliyetlidir ve verilerin korunmasına yönelik olarak bir ekip kurması gerekmektedir. Buda işletmeler için ekstra personel alımı demektir. Kendi sistemlerini kurmuş olan işletmeler 7/24 fatura kesme işlemini yapabilmektedir.
Faturaların saklanması ise işletmelerin sağlaması ve koruması gereken hizmetler arasındadır. İşletmelerin kendi sistemlerini kurdukları bir e-fatura kesme yöntemi ile sınırsız şekilde fatura kesmesi mümkündür.

E-Fatura Keserken Dikkat Edilmesi Gerekenler

İşletmelerin elektronik faturaların sunduğu avantajlardan yararlanması için dikkat etmesi gereken noktalar bulunmaktadır. Dikkat edilmesi gereken unsurlar ise şu şekildedir:

Arşivleme ve İbraz

İşletmelerin kestikleri elektronik faturaları arşivlemesi ve bazı durumlara göre ibraz etmesi gerekebilir. Özel yazılımı ve özel portalları kullanan işletmeler için arşivleme ve ibraz hizmetleri sunulabilmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunduğu portal üzerinden ise belirli bir süre boyunca arşivleme ve ibraz yapabilmek mümkündür.

E-faturanın Red Edilmesi

E-fatura kesen işletmelerin dikkat etmesi gereken unsurlar arasında e-faturanın rededilmesi bulunmaktadır. Sistem üzerinden kullanıcılara sunulan elektronik faturalara kullanıcıların itiraz etme hakkı bulunmaktadır. Bu nedenle işletmelerin bu durumu göz önünde bulundurarak faturasının tüm gerekli koşullara uygun olduğunu kontrol etmesi gerekir.

E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

İşletmelerin elektronik fatura başvurusu yapabilmek için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulan internet sitesine kayıt olması gerekir. Kayıt olunma işleminden hemen sonra e-fatura aktivasyonunun sağlanması gerekir. Süreçlerin sağlanabilmesi için işletmelerin izlemesi gereken adımlar adımlar ise şu şekildedir:

Mali mühür temin edilmelidir.

Elektronik fatura kesimine başlanabilmesi için işletmelerin Mali Mühür Sertifikası’na sahip olması gerekir. Gerekli olan sertifika ise Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulmaktadır. Sertifika elektronik bir mührün aldığı isimdir. İşletmelerin Mali Mühür Sertifikası alabilmesi için TÜBİTAK tarafından sunulan Kamu Sertifikasyon Merkezi internet sitesini ziyaret etmesi gerekir. Gerekli web sitesi üzerinden işletmeler başvuru işlemlerini gerçekleştirebilmektedir. Başvurunun hemen ardından işletmeler belirli bir ücreti ödemektedir. Gerekli işlemler tamamlandıktan hemen sonra gerekli olan sertifika işletmelere 3-10 gün arasında sağlanmaktadır.

Online işlemlerin tamamlanması gerekir.

E-fatura kesebilmek için gerekli olan pin alma işlemlerinin online olarak tamamlanması mümkündür. Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin sunmuş olduğu internet sitesinden online işlemler yapılabilir. Mali mührü sağlamış olan işletmeler sitenin iletişim bilgilerini doldurarak işlemeleri tamamlayabilmektedir.

E-fatura başvurusunun yapılması gerekir.

Gerekli olan adımların tamamlanmasının ardından işletmeler elektronik fatura başvurusunda bulunmalıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sağlanan e-fatura başvuru formu doldurulmaktadır. Formun doldurulmasının ardından elektronik fatura kesebilmek için başvurunuz alınmış olur.

E-fatura aktivasyonu yapılmalıdır.

Elektronik fatura başvurusunun son adımı e-fatura aktivasyonu yapmaktır. Oluşturulan hesabın aktivite edilebilmesi için gerekli olan uygulamanın indirilmesi gerekmektedir. İndirilen programın çalışabilmesi için mali mühür kullanılmaktadır. Aktivasyon işlemlerinin tamamlanmasından sonra e-fatura sistemi işlemlere açılmış olur.

E-Fatura Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

Elektronik fatura kullanmanın işletmelere sunduğu pek çok avantaj bulunmaktadır. Bu avantajlar sayesinde işletmeler maliyetlerini azaltabilir. Sunulan avantajlar ise şu şekildedir:

• Elektronik faturaların kullanılması işletmeler kağıt fatura basma maliyetlerini ortadan kaldırmaktadır. Bu sayede işletmeler eski maliyetlerini azaltmış olacaktır.
  
• Elektronik faturaların saklanması, depolanması ve bulunması daha kolaydır. Sisteme gerekli olan tarihlerin veya bilgilerin girilmesi ile işletmeler istedikleri faturayı kolaylıkla bulabilmektedir. Saklama ve arşivleme özellikleri daha güvenli bir seçenek sunmaktadır.
  
• Faturaların gönderiminde hızlı ve güvenilir bir seçenek sunmaktadır. İşletmelerin kağıt fatura yollarken karşılaştıkları sorunların önlenmesinde oldukça önemlidir. Faturalar hızlı olarak müşterilere ulaşırken kaybolma, ulaşmama gibi sorunlar ortadan kaldırılmış olur.
  
• İşletmelerin gerekli olan ödemeleri daha hızlı alması mümkündür. Bu sayede ödemeler düzenli olarak yapılır ve işletme daha hızlı faaliyetlerine devam edebilmektedir.
  
• Elektronik faturalar çevre dostu olduğu nedeniyle çevreye en az zarar verilir. Aynı zamanda oldukça tasarruflu sonuçlar elde edilmesine yardımcı olur.
  
• Kağıt faturaların saklanmasında oluşan dosya alma ve dosyalama maliyetlerinden, süreçlerinden kar elde edilmesi sağlanır.
  

İşletmeler elektronik fatura kullanımına geçerek sunulan tüm avantajlardan yararlanabilmektedir.